مقدمة البرنامج :
فرض علينا عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية تحديات لا بد من مواجهتها لنكون قادرين على مسايرة التطورات التكنولوجية التي أسدلت الستار على النظم الإدارية القديمة باعتبارها نظم لا تلبي متطلبات التعامل مع الكم الهائل من المعلومات التي تعتمدها الإدارة الحديثة في عملية اتخاذ القرار. وتعد تقنيات إدارة المكاتب إلكترونيا أحدى النظم التي فرضت نفسها بقوة على الإدارة لتساند متخذي القرار على الاستخدام الأمثل لمواردها المادية والبشرية . تتميز مكاتب الألفية الثالثة بالسرعة والإنجاز للأعمال المكتبية وذلك في ظل التكنولوجيا الحديثة في المؤسسات العامة والخاصة في مجتمع مستمر بالتسارع ، ويأتي هذا البرنامج تلبية ملحة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والسكرتارية للاطلاع على أفضل الاستراتيجيات للوصول إلى مكاتب الكترونية والتعرف على البرمجيات اللازمة لذلك.
أهداف الدورة :
- التعرف على مفهوم إدارة الجودة الشاملة و فوائدها.
- التعرف على كيفية وضع خطة متكاملة لإدارة الجودة الشاملة في المنظمة أو المؤسسة.
- تنمية مهارات المتدربين على تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب .
- التعرف على تقنيات و أدوات إدارة الجودة الشاملة.
- التعرف على الأساليب اللازم اتباعها لإنتقال ادارة المكاتب في المنظمات و المؤسسات الى ثقافة الجودة الشاملة و التميز
- يهدف البرنامج إلى إكساب المشاركين المهارات والمعرفة النظرية والتطبيقية لمفهوم الجودة الشاملة
- إدارة الجودة الشاملة في ادارة تقنية المعلومات وطرق تطويرها وتوثيق أنظمتها وفقاً للمواصفة القياسية الإصـدار الأخيـر 9001 - 20000 .
- إكساب المشاركين مهارة إعداد وبناء نظم معلومات الإدارة المكتبية المعاصرة التي تتطلبها متغيرات الألفية الثالثة.
- تزويد مهارات المشاركين فى أعمال الاتصالات الكتابية وتداولها بالمنظمات والمنشآت على كيفية الحد من الأعمال الورقية فى المكاتب وهندرة المكاتب .
الفئة المستهدفة :
- مديرى المكاتب والعاملون فى مجال السكرتارية الخاصة والعامة و شاغلو الوظائف الاشرافية و الادارية في مختلف مستوياتها و في جميع مؤسسات القطاع الحكومي والخاص.
محتوى الدورة :
الوحدة الاولى
- مقدمة عن مفهوم و نشأة الجودة الشاملة
2.مفهوم إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب:
- الإدارة الفعالة لمكاتب المستقبل.
- التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
- تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
- الرقابة الدائمة للتأكد من سير الأمور ومعالجة المعوقات بأقصر مدة ممكنة.
- العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
- التطوير الذاتي، التقييم الذاتي، كشف وتحديد نقاط القوة والضعف.
- التخطيط، التنظيم، تحديد الأولويات لإدارة أفضل.
الوحدة الثانية:
3.ما يخرج عن نطاق الجودة الشاملة
4.طبيعة الجودة و أصولها
5.تطبيق إدارة الجودة الشاملة في ادارة المكاتب
- إدارة الوقت والاجتماعات والتخطيط لها.
- إدارة الإتصالات الحديثة وأهم برامجها.
- مهارات العرض والتقديم.
- أمن وسرية المستندات.
- مهارات الإتصال وإدارة المؤتمرات.
- التقنيات الحديثة في إدارة المكاتب.
- المكتب الإلكتروني: البريد، الملفات والأرشيف الإلكتروني.
- التأهيل والتطوير اللازم لسكرتارية ومكاتب المستقبل
الوحدة الثالثة:
6.التقنيات المتبعة في إدارة الجودة الشاملة
7.العمل على إنجاح إدارة الجودة الشاملة
8.معايير و شهادات إدارة الجودة الشاملة
مفهـوم إدارة الجـودة الشاملـة لتقنية المعلومات وأنظمتها.
- فـوائد أنظمـة الجـودة المعتمـدة على مواصفـات الأيـزو (9001- 20000 ISO).
- مفهـوم وتطبيقـات التحسينـات المستمـر .
- مثلـث إدارة الجــودة .
- مفهـوم وتـوثيق أنظمـة الجـودة وفـوائده .
- طـرق تطـوير وتوثيـق أنظمـة الجـودة .
- تطبيقـات نظـام إدارة الجـودة الـذي يتمشـى مع نظـام ( 9001 - 20000 ISO ) .
الوحدة الرابعة:
إدارة المكاتب الحديثة:
- العملية الإدارية المكتبية الحديثة .
- مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري.
- مهارات الاتصال.
- إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
- تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
- البيئة المادية في المكتب الحديث.
- المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
- التجهيزات والتقنيات المكتبية.
- أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
الوحدة الخامسة:
- مقدمة من مفهوم الإدارة المكتبية وأثرها في العمل المكتبي .
- طبيعة النشاط المكتبي .
- الإلمام بمنهجية وأركان نظم المعلومات .
- المتغيرات الحديثة في الإدارة المكتبية الحديثة .
- التوثيق والأجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات
- تصميم وإنشاء قواعد البيانات الحديثة .
الوحدة السادسة:
- مكونات الإدارة الإلكترونية الحديثة .
- منهجية تطبيق نظم المعلومات الحديثة .
- منهجية التدريب على نظم المعلومات الحديثة .
- أجهزة نقل المعلومات ونظم الاتصالات الإلكترونية .
- البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات
الوحدة السابعة:
- مفهوم هندرة المكاتب ، الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي .
- آفاق جديدة في هندرة المكاتب .
- إدارة الوقت وأثرها على هندرة المكاتب .
- أشكال المكاتب ، والبيئة المادية الواجب توافرها في المكتب الحديث .
الوحدة الثامنة:
- مهارة التصميم الداخلي الصحيح للمكتب ، وترتيب محتوياته .
- الأثاث المكتبي وأثره في هندسة المكتب .
- أمراض المكاتب والصحة المكتبية .
- الأرشيف الورقي وتقليص الأعمال الورقية في المكاتب .
- الأرشيف الإلكتروني كمدخل لهندرة المحفوظات الورقية .
- عناصر تأثير الهندرة المكتبية على الموظفين .
الوحدة التاسعة:
- تبسيط إجراءات البريد الوارد والصادر .
- أثر المراسلات الواردة والصادرة فى التضخم .
- التنظيم الفني للمحفوظات .
- التصنيف والترقيم والفهرسة للأوراق.
- الأرشيف الإلكتروني .
- إدارة الوثائق والمعلومات ؛ مفاهيم عامة .
- نظم المعلومات الإدارية
الوحدة العاشرة:
- مفهوم الإلفات الأربعة فى التقليص ( إمض - إحفظ - إرم - إعط) .
- أنواع الأوراق التى يمكن التخلص منها .
- أثر التقنيات الحديثة فى تقليص الأعمال الورقية بالمكاتب .
- الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
- إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.
الوحدة الحادية عشر:
- الإدارة الالكترونية مفهومها و تطبيقاتها.
- تعريف الإدارة الإلكترونية وتطبيقاتها العملية Ms Outlook, Outlook express
- تطبيقات الاتصالات الإلكترونية Phone dialer, Net2Phon- Msn Messenger, Yahoo Messenger
- تحديد المواعيد إلكتروني Appointments
- تطبيقات الاجتماعات الإلكترونية E-mail, Net meeting, appointment
- تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً E- Management correspondence
- الاتصال الإلكتروني Dial up Connection
- تطبيقات البريد الإلكتروني Inbox, Out box, Draft, Notes
- الأرشفة الإلكترونية وضغط الملفات Win Zip, Sent Item, Delete Item, Journal
- إدارة الوقت إلكترونياً E-Time Management calendar
- تطبيقات المراسلات الإدارية إلكترونياً Ms-word-templates
الوحدة الثانية عشر:
قواعد البروتوكول في إدارة المكاتب
- قواعد الأسبقية
- قواعد الدعوة الرسمية
- قواعد الحفلات والمآدب
- قواعد الزيارات الرسمية
- قواعد آداب الأكل
- قواعد الملابس
الوحدة الثالثة عشر:
قواعد الإتيكيت
- قواعد التعارف والتقديم
- قواعد المصافحة
- قواعد الحديث
- قواعد التدخين
- قواعد الجلوس والإبتسامة
- قواعد الشكر والإعتذار
- قواعد المجاملة
- قواعد النظافة
- قواعد الآداب العامة في المكتب
الوحدة الرابعة عشر:
تقوية الذاكرة واسترجاع المعلومات:
- شرح الفرق بين الاستيعاب، والذاكرة، واسترجاع المعلومات.
- فهم كيفية عمل الذاكرة.
- استخدام أساليب تقوية الذاكرة واسترجاع المعلومات.
- الوحدة الخامسة.
- الحفاظ على السيطرة.
- تحديد أعراض الإرهاق.
- تطبيق الأساليب الحازمة.
- تطوير مهارات التأقلم.
التحليل، وصنع القرارات، والتفكير الإبداعي:
- تحليل البيانات وصنع القرار.
- تطبيق التفكير الإبداعي في مجال حل المشاكل وصنع القرار.
- وضع القرارات المتخذة موضع التنفيذ.
- الثقة بما تطرحه من مبادرات وأحكام.
- قوة التفكير المجدد والإبداعي.
- تعزيز مهارات الذاكرة لديك.
مهارة التأثير والإقناع:
- الاتصال بثقة - التغلب على المشاكل في المستوى الأعلى.
- عرض وجهة نظرك بثقة ووضوح في الاجتماعات أو لدى الإدارة.
- الاتصال القوي والمقنع والجازم – كيفية التأثير باستخدام النمط المؤثر.
- التعامل مع الأشخاص مثيري المشاكل – تحديد تأثيرك على هذا النوع من العلاقات الصعبة.
- تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في مجال السكرتارية و ادارة المكاتب.
