المقدمة:
أصبح من الاهمية لإنجاز الاعمال المؤسسية وأصبح التطوير حاجة ملحة ترتكز عليها ادارة المؤسسات بشكل فاعل ومتميز وان ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية أكثر المفاهيم اهمية والتي تساهم ان تم مقاربتها بشكل صحيح بتفريق بين المؤسسات العادية والمؤسسات المتميزة والتي تسعى الى تحقيق اهدافها وإرضاء متلقي الخدمة.
أهمية الدورة:
ان الاهتمام بتكنولوجيا الكاتب الحديثة في تطوير الاعمال يهدف الى تحسين الاداء الوظيفي من خلال انجاز الاعمال بسرعة ودقة متناهية وبتكلفة اقل، بحيث يكون مردود التدريب على استخدام التكنولوجيا وأثرها على الاداء والتعرف جودة البرمجيات لإدارة المكاتب وتحسين وتطوير الاعمال المكتبية بما يتوافق مع التكنولوجيا الحديثة للهواتف الذكية وتوابعها من فاكس وماسح ضوئي وأحرى. وكذلك تساعد المساحات المكتبية والشبكة الالكترونية الى القيام بمعظم الانشطة.
الهدف العام:
يهدف برنامج ادارة المكاتب والسكرتاريا التنفيذية الى اكساب المشاركين المهارات المتقدمة التي تمكنهم من اداء واجبهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وادارة المكاتب بفعالية، بما في ذلك التدريب على اعمال السكرتارية الالكترونية، والتواصل الفعال، وادارة الوقت، و حفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع اليها عند الحاجة.
الاهداف التفصيلية للبرنامج لتدريبي ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية:
- يدرك المتدرب مفهوم ادارة المكاتب وتنظيمها وفق الطرائق العصرية والمتقدمة
- يتعرف المتدرب على اختصاصات وواجبات ومسؤوليات مدراء المكاتب
- يكتسب المتدرب المهارات السلوكية المتصلة بوظيفة مدير المكتب، وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين
- يتعرف المتدرب على وظائف المكتب الحديث واهدافها واهمية ادارتها
- يتعرف المتدرب على مفهوم السكرتارية واهميتها وانواعها
- يكتسب المتدرب مهارة التميز في اعمال السكرتارية الحديثة وادارة المكاتب المعاصرة
- يتمكن المتدرب من الاطلاع على الاساليب الحديثة في السكرتارية وتنمية مهارات السكرتير الخاص
- يتمكن المتدرب من استخدام الحاسوب لكافة التطبيقات المكتبية والتعامل مع البرامج الحديثة
- يتعرف على عمليات تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الاعمال حسب الاولويات، اعداد جدول الاعمال وكتابة التقارير
- يتعرف المتدرب على مفهوم السكرتارية الالكترونية
- يكتسب المتدرب مهارات الاتصال والتعامل مع الاخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية، وفق قواعد السلوك الانساني الراقي
محتويات برنامج ادارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية
الوحدة الأولى: المفاهيم المعاصرة للسكرتارية وادارة المكاتب
- مدير المكتب المعاصر
- السكرتارية التنفيذية وادارة المكاتب "مفاهيم واسس"
- اعمال السكرتارية التنفيذية
- مهام وواجبات ووظائف مدراء المكاتب
- العمل المكتبي واهميته
- تنظيم وادارة المعلومات
- قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية التنفيذية
الوحدة الثانية: المهارات والمعارف الداعمة لمدير المكتب المحترف
- المهارات الادارية الذاتية والسلوكية
- مهارات الاتصال والابتكار
- مهارات اعداد وكتابة التقارير والخطابات والمذكرات الإدارية
- فنون الاتيكيت ومهارات التعامل مع الجمهور
- المهارات المهنية لمدراء المكاتب والمساعدين الشخصيين
- نظام المعلومات الإداري ودور مدير المكتب
- كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها
- تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية
- المنهج الابتكاري والتفكير الإبداعي لمدراء المكاتب والسكرتارية التنفيذية
- التخطيط والإعداد والصياغة القيقة لمحاضر الاجتماعات
- الانترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية
- التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالا واستقبالا
الوحدة الثالثة: المهارات والمهام الالكترونية اللازمة للسكرتير العالمي
- تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة إلكترونيا
- تنظيم وترتيب الملفات إلكترونيا
- إعداد المراسلات والمذكرات وعرق الأوراق الإلكترونية
- فن الحديث والإنصات مهارات التقديم والعرض الإلكتروني
- تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونيا الاستثمار عن بعد
- السكرتارية التنفيذية الإدارة المكتبية الحديثة في ظل الإدارة الإلكترونية
- استخدامات التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب
- استراتيجيات الأرشفة والحفظ وتأمين الوثائق والاسترجاع الإلكتروني
- التقنيات الحديثة في مكينة المحفوظات والوثائق
- إدارة مراكز المعلومات وتأمين الوثائق والملفات المستندية بالحاسب الالي
- إدارة مكاتب الغد "التميز والتطوير"
الوحدة الرابعة: فن ادارة الاجتماعات باستخدام التكنولوجيا الحديثة
- إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات
- إعداد وتنظيم الاجتماعات واللجان
- إعداد وكتابة المحاضر والجلسات والتقارير الفعالة
- كيفية مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر
- مهارات الاتصال والتواصل
الوحدة الخامسة: تدريبات عملية وورش عمل ادارة المكاتب
- ورشة عمل في: المواقف التي تواجه
- مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليومية وكيفية التعامل معها
- ورشة عمل في: مقومات التعامل مع الاخرين الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور
- التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية
- مهارات الاتصال الحديثة
- ادارة الوقت والضغوط
- مقياس قدرات التفكير
- مقياس الذكاء المتعدد
- مقياس النمط الاتصالي
- مقياس بناء الفريق
- هرم الاحتياجات الانسانية
الوحدة السادسة: مهارات تكنولوجية لإدارة المكاتب
- اوامر برمجية ويندوز
- اوامر برمجية وورد
- اوامر برمجية اكسل
- اوامر برمجية بوربوينت
- اوامر برمجية اوتلوك
- صف الارتكاز عربي انجليزي
- الصف العلوي والسفلي
الوحدة السابعة: مهارات الاتصال باللغة الإنجليزية
- قواعد المحادثة العامة باللغة الانجليزية
- قواعد الكتابة باللغة الانجليزية
- كتابة المراسلات الرسمية
- كتابة المراسلات التجارية
- كتابة العقود
| تاريخ الانعقاد |
مكان الانعقاد |
المدة |
