مقدمة عن المؤتمر:
تم تنظيم هذا المؤتمر لمواكبة التطورات الهائلة في طبيعة الأعمال الاقتصادية وآفاق العمل الرحبة التي أفرزتها المتغيرات الحديثة ومع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تملكها من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات، ورغبة هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطرق آلية حديثة مما يوفر عليها الكثير من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات، ظهرت الحاجة لوجود نظام متكامل يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع الوثائق آليا، مثل الارشفة والفهرسة والتلخيص والبحث والاسترجاع. هذا النظام المتكامل يطلق عليه الأرشفة الإلكترونية والتي تعد من أهم الأدوات التي تحافظ على سلامة الوثائق وتحولها الى بيانات ومعلومات مفيدة، وبالتالي تتحول هذه المعلومات إلى معرفة تساعدنا على تحسين اداء مؤسساتنا والخدمات التي تقدمها إلى الأفراد والمجتمعات.
أهداف المؤتمر التفصيلية:
- مفهـوم الأرشفة والفهرسة في عالم تقنية المعلومات.
- إطلاع المشاركين على منهجية مكونات نظم المعلومات.
- التدريب العملي للأرشفة على تطبيق (e-Archiving).
- عمليات التوثيق والأجندة الإلكترونية لحفظ المعلومات على تطبيق (e-Archiving).
- ربط البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت وأهميتها في الأرشفة الإلكترونية ونقل المعلومات.
- استخدام التنظيم الداخلي للأرشيف ووسائل وأساليب تطويره.
- المعلومات السرية، وأساليب حفظ أمن وسرية المعلومات.
- كيفية استخدام التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات.
- إكسـاب المشـاركيــن المهــارات اللازمة على اسـتخدام أجهـزة نقل المعلومات ونظم الاتصـالات الإلكترونية.
- التدريب على طــرق تصـميم سـجلات الأرشيف ومسـتـنداتهـا إلكتـرونـياً على تطبيق (e-Archiving).
- الحفظ الاحتياطي وطرق حفظ المعلومات ثنائية الحفظ.
- المعلومات المفقودة، وطرق كشف موقعها واسترجاعها.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
- تعريف المشاركين بكيفية حفـظ واستــرجــاع الأرشفة التالفة.
- انشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس كامل لمستندات المؤسسة.
- تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
- الاطلاع على التجارب العربية المتاحة
الفئات المستهدفة:
- القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية والإدارية والعاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة ومديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق والعاملون في إدارات تنظيم المعلومات والاتصال الخارجي والنشر والتبادل العلمي والثقافي ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.
- العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق ومراكز المعلومات.
- رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين
- العاملون في نظم ادارة الجودة ومراقبي الوثائق
المحاور التفصيلية للمؤتمر:
أولا: الأرشفة الإلكترونية:
- الإدارة الإلكترونية
- عناصر الإدارة الإليكترونية
- اهم فوائد ومزايا الأرشفة الإلكترونية
- اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الأرشفة الإلكترونية
- نظم الأرشفة الإلكترونية
- مميزات نظام إدارة وأرشفة الوثائق
- المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
- المكونات الأساسية لإدارة الوثائق
- نمــاذج من الأنظمــة الحديثــة لأرشفة وإدارة الوثائق والمعلومات
نشاط عملي: دراسة حالة تطبيقية عن الأرشفة الالكترونية
ثانيا: الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات:
- طرق التصنيف والفهرسة
- متطلبات الأرشفة الالكترونية
- خصائص الأرشفة الالكترونية
- طرق صيانة الملفات
- البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
- الحماية من الاخطار الالكترونية
- أهم برامج الأرشفة الالكترونية
- التنظيم المستـندي والفني للملفات.
- مراحل تصميم نظم المعلومات، وإدارة قواعد البيانات الحديثة.
وضع وتطوير استراتيجية أمن المعلومات في مواجهة الأخطار المحتملة:
- منهج وعملية تحليل المخاطر
- مخاطر الأعمال وتحليل تأثيرها.
- سياسات ومعايير الأمن.
- التهديدات التي تواجهها المنظمة.
- التهديدات التقنية والمادية.
- التهديدات الهيكلية
ورشة عمل: خطوات تحويل الأرشيف التقليدي الى أرشيف الكتروني.
ثالثا: نظم إدارة الوثائق:
- التعامل مع البرمجيات الجاهزة.
- معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا.
- التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة.
- عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
- طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
- استخدامات EXCEL لتسهيل الحفظ والاسترجاع.
- استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.
- استخدامات Access في بناء قواعد البيانات.
- استخدامات Acrobatفي الأرشفة والحفظ.
تطبيقات عملية: في الأرشيف وتدفق الأعمال.
رابعا: بناء نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة:
- إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة
- تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية
- النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
- إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.
- أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي
- المعلومات المفقودة، وطرق كشف موقعها واسترجاعها.
- الأعمال المكتبية، والميكنة الآلية.
- متابعة البريد الوارد وأمن وسرية المعلومات.
نشاط عملي: اختبار حول مفاهيم التوثيق.
خامسا: المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات:
- التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
- تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
- مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
- شروط أحكام الوثائق والملفات
- أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
- أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
- التنظيم الفني للمحفوظات
- مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
- نموذج فهرس دليل المحفوظات
- نموذج فهرس محتويات ملف
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
- نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
- نموذج بطاقة إحالة محفوظة
- استرجاع الوثائق والملفات
- مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
- إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق
نشاط عملي: دراسة متكاملة لبرنامج الأرشفة الحديث آرك Media Arc
سادسا: الإعداد لبناء الأرشيف:
- التصنيف - الترميز - الترتيب - الفهرسة
- المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
- المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
- الإعداد لبناء الأرشيف
- تحديد محتويات الأرشيف
- (تشخيص واقع الوثائق)
- جداول مدد استيفاء الوثائق
- مراحل التنظيم الفني للوثائق:
- المرحلة الأولى: التصنيف
- المرحلة الثانية: الترميز (التكوير)
- المرحلة الثالثة: الترتيب
- المرحلة الرابعة: الفهرسة
نظام الأرشفة الإلكترونية السرية “نظرة من الداخل”
سابعا: مواصفات الايزو العالمية الخاصة بحفظ الوثائق وارشفتها:
- طرق وأساليب حفظ الملفات وتوثيقها الكترونيا
- وسائل الأرشفة وحفظ السجلات وتوثيقها الكترونيا
ثامنا: الأسس الخمسة للعمل الجيد:
- طرق الاتصال والتعامل مع العملاء الكترونيين
تاسعا: خطوات ومراحل الارشفة الالكترونية السرية:
- المراحل التخطيطية
- المراحل التنفيذية
عاشرا: ورشة العمل:
تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ وتنظيم الأرشيف. وتطبيق الاتجاهات الحديثة في الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق بناء على أسس وقواعد سليمة.
أساليب التدريب:
المحاضرات النقاشية:
وتهدف إلى نقل المفاهيم الفلسفية والمعارف الأكاديمية إلى المشاركين بما يساعدهم على تكوين الإطار المعرفي الذي يمكن الانطلاق منه لبناء المحاور الأساسية التي ينطلق منها البرنامج.
المناقشات الجماعية:
وتهدف إلى تبادل الخبرة والمعرفة بين منفذ البرنامج والمشاركين فيه، وبما يساهم في تكوين ثقافة مشتركة بين الجميع تسمح بعد ذلك بنقل تلك الثقافة إلى الواقع التطبيقي في شكل برنامج عمل تطويري للتطبيق السليم للمنظومة التدريبية.
ورش العمل:
وتهدف إلى تجميع المشاركين في مجموعة من الورش التدريبية التي يسعى من خلالها المدربAction Plan إلى ترجمة الموضوعات التي يدور حولها البرنامج في شكل خطة عمل تطويرية نتيجتها دليل تطبيقي يمكن للمشاركين الاسترشاد به في عملية نقل أثر التدريب إلى الواقع العملي وبما يظهر في شكل نتائج ملموسة على الأداء الكلي.
