الاختصاص

  • الرئيسية
  • افضل التقنيات الالكترونية لانظمة ادارة والارشفة الوثائق والملفات

افضل التقنيات الالكترونية لانظمة ادارة والارشفة الوثائق والملفات

لمقدمة :

 تواجه المنظمات اليوم العديد من التحديات كـأحجام البيانات المتزايدة، ومن هنا أصبحت إدارة الوثائق و الأرشفة عنصراً مهماً من الممارسات السليمة لحوكمة المعلومات و تساعد إدارة الوثائق و الأرشفة على تلبية متطلبات الامتثال للمعايير و التشريعات، والحد من التخزين، و تخفيف المخاطر و التكاليف، و الحفاظ على الوصول السلس إلى الوثائق المهمة.

وتعتبر حلول حلول الارشفةمن اهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات و التقليل من تخزين الورق و مخاطر تلف الأوراق، و الحد من التكلفة. وتستخدم نظم ادارة الوثائق و الارشفة الالكترونية في متابعة و تخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات.

الأهداف :

  • الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي
  • اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها.
  • اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونيا
  • اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات
  • إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة الارشفية
  • تمكين المشاركين من عملية التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات الكترونيا
  • تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه

المحتويات الأساسية :

 

الوحدة الأولى : الأرشفة الإلكترونية

  • الإدارة الإلكترونية
  • عناصر الإدارة الإليكترونية-
  • اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه
  • اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه
  • نظم الأرشفة الإلكترونية
  • مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق
  • المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق
  • المكونات الأساسية لإدارة الوثائق

الوحدة الثانية : الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات

  • طرق التصنيف والفهرسة
  • متطلبات الأرشفة الالكترونية
  • خصائص الارشفه الالكترونية
  • طرق صيانة الملفات
  • البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة
  • الحماية من الاخطار الالكترونية
  • أهم برامج الأرشفة الالكترونية

الوحدة الثالثة : نظم إدارة الوثائق

  • التعامل مع البرمجيات الجاهزة .
  • معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا .
  • التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة .
  • عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها
  • طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات.
  • استخدامات EXCEL  لتسهيل الحفظ و الاسترجاع.
  • استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية.
  • استخدامات Access  في بناء قواعد البيانات.
  • أستخدامات  Acrobatفي الأرشفة و الحفظ.
  • تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال .

الوحدة الرابعة : بناء  نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة

  • إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة
  • تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية
  • النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق
  • إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية.
  • أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي

الوحدة الخامسة : المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات

  • التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث
  • تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها
  • مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ
  • شروط أحكام الوثائق والملفات
  • أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات
  • أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة
  • التنظيم الفني للمحفوظات
  • مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات
  • نموذج فهرس دليل المحفوظات
  • نموذج فهرس محتويات ملف
  • نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
  • نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ
  • نموذج بطاقة إحالة محفوظة
  • استرجاع الوثائق والملفات
  • مفهوم استرجاع الوثائق والملفات
  • إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الوحدة السادسة : الإعداد لبناء الأرشيف

  • التصنيف – الترميز – الترتيب – الفهرسة
  • المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف
  • المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف
  • الإعداد لبناء الأرشيف
  • تحديد محتويات الأرشيف
  •  (تشخيص واقع الوثائق)
  • جداول مدد استيفاء الوثائق
  • مراحل التنظيم الفني للوثائق
  • المرحلة الأولى : التصنيف
  • المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)
  • المرحلة الثالثة : الترتيب
  • المرحلة الرابعة : الفهرسة

الوحدة السابعة :

ورشة عمل

  • تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ و تنظيم الأرشيف. و تطبيق الاتجاهات الحديثة في
  •  الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق بناء علي أسس وقواعد سليمة.

ورشة عمل

  • تفعيل تطبيقات الحاسب الآلي اليومية لدي المتدرب و إكسابه أفكارا و قدرات متنوعة من تعظيم الاستفادة القصوى من البرامج المتاحة له حاليا مثل ( MS-Excel – MS Access) و كيفية الاستفادة منها في تنظيم وحفظ الوثائق.

ورشة عمل

  • تدريب المشاركين علي تطبيقات الأعمال الإلكترونية الحديثة ، وكيفية إحلال الأعمال الإلكترونية في بيئة العمل دون الإخلال بالأعمال الحاكمة و المنظمة للإدارة الالكترونية وذلك من خلال مجموعة التطبيقات المتعارف عليها MS-Office علاوة علي تطبيقات الأرشفة الإلكترونية E-Archiving  ونظم التدفق المستندي   .Work Flow Systems

أساليب تنفيذ البرنامج ( معتمدة دوليا )

  • يقدم هذا البرنامج مستشارين وخبراء  (محاضرين) معتمدون من الاكاديميات والمؤسسات الدولية.
  • يزود كل مشارك بمادة علمية منهجية معتمدة دوليا.
  • الطرح النظرى فى البرنامج لا يتجاوز 35% من إجمالى ساعات البرنامج .
  • اعتماد طريقة ورش العمل التطبيقية وتشكيل مجاميع النقاش المركزة من قبل المشاركين .
  • حزمة تمارين  (نظرية وعملية) التي من شانها ترسيخ أفكار واهداف البرنامج  .
  • ملف مرئي لعديد الأمثلة والحالات العملية  تجسد كل مفردات المنهاج التدريبي يتم تحديثها باستمرار
  • اعتماد البرنامج التدريبي على مبدأ المناقشات الجماعية التشاركية.
  • تقييم الأداء النهائي  وفق نموذج أداء معتمد يتضمن تقييم وملاحظات مكتوبة وتوصيات عملية.
  • استشارات فنية لجميع المشاركين وتوصيات عملية بعد انتهاء البرنامج التدريبي.
  • فريق إداري ينظم سير البرنامج ويلبي متطلباته وخصوصياته بشكل انسيابي .
 

 

تاريخ الانعقاد مكان الانعقاد المدة